Geçtiğimiz günlerde bir resmi kurumunun İnternet sitesinde yer alan formu çevrimiçi olarak doldurmam gerekiyordu. İlgili web sitesinde, formu doldurduktan sonra işlemi tamamlamak üzere formun çıktısını alıp ıslak imzalı şekilde kuruma teslim etmem gerektiği ifade ediliyordu.
Oysa ki, dijitalleşmenin temel mantığı tüm işlem ve süreçlerin çevrimiçi olarak gerçekleştirilmesini sağlayan standartların oluşturulması yoluyla kırtasiyeciliğin azaltılıp, buna bağlı olarak da işlemlerin daha düşük maliyetlerle, çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesinin sağlanmasıdır. Böylelikle hata riskli de azaldığı için yönetim ve denetim faaliyetleri de kolaylaşmaktadır.
Dijitalleşme sayesinde kâğıt ve mürekkep gibi çevreye zarar veren unsurlar en aza indirilerek sürdürülebilirlik yolunda önemli adımlar atılabilirken, dijital belgelerin çıktısının alınıp fiziksel olarak arşivlenmesi ciddi düzeyde dijital bürokrasiye sebep olmaktadır.
Kamu kurumlarını bu konuda zorlayan en önemli engel ise dijital belgelerin hukuken geçerliliği için gerekli olan e-imza’nın henüz vatandaşlar düzeyinde yaygınlaşamamış olması. 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ile 2004 yılında güvence altına alınan e-imza, günümüzde kamu kurumları tarafından yaygın olarak kullanılırken, halen vatandaşlar için e-imza kullanma hususunda yasal bir zorunluluk bulunmuyor. Bu yüzden de, bireyler tarafından kolaylıkla çevrimiçi olarak tamamlanabilen işlemlere ait belgelerin ıslak imza ile teslim edilmesi zorunluluk haline geliyor.
Üzücü olan ise, Microsoft’un kurucusu Bill Gates’in 1999 yılında yayınlanan ‘Düşünce Hızında Çalışmak’ adlı kitabında dijitalleşme sürecinin önünde engel olarak bahsettiği sıkıntıları ülkemizde 19 yıl sonra hâlâ yaşıyor olmamız. Kitapta, kurumun tüm belgelerini çevrimiçi hale getirdikleri halde bazı formları basılı olarak kullanmaya devam ettiklerinden bahsediyordu. Bill Gates, bu formlardan bir kısmını henüz dijitalleşemeyen tedarikçileri ile yazışma için kullandıklarını, bir kısmını devlet kurumları tarafından zorunlu tutulması yüzünden dijitalleştiremediklerini, çok azını da nostaljik olarak hatırlamak için kâğıt olarak doldurmayı sürdürdüklerini ifade ediyordu.
E-devlet hizmetleri konusunda ciddi gelişmeler kat eden devlet kurumları ve sundukları hizmetlerin sayısının her geçen gün artması gerçekten sevindirici olmakla beraber tüm kurumların dijitalleşebilmesi en büyük arzumuz. Elektronik imza konusunda ise tüketicilerin daha kolay bir şekilde benimseyebileceği ve kullanabileceği e-imza çözümlerine ciddi bir ihtiyaç duyuluyor. Kayıtlı konum ve cihaz bilgilerinden yararlanıp, akıllı telefonlar tarafından yaygın olarak kullanılan parmak izi ve yüz tanıma gibi teknolojiler sayesinde mobil cihazlar üzerinden pek işlem güvenli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bu konuda özellikle elektronik bankacılık hizmetlerinin güvenlik konusundaki başarılı uygulamalarından yararlanmanın fayda olacağını düşünüyorum. Aksi takdirde, kamu kırtasiyeciliğini azami düzeye çıkaran dijital bürokrasiden kurtulmamız çok uzun zaman alabilir.